Tiêu chuẩn 5S đã không còn xa lạ với nhiều người, nhiều doanh nghiệp hiện nay. Trong quản lý kho, khi áp dụng tiêu chuẩn này sẽ giúp công việc hiệu quả hơn, hạn chế được các sai sót và tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên trong việc quản lý. Theo nhiều chuyên gia sẽ không có tiêu chuẩn nào thích hợp hơn để áp dụng vào quản lý doanh nghiệp cũng như quản lý kho hàng. Vậy hãy cùng tìm hiểu về khái niệm, ứng dụng, và ý nghĩa của loại tiêu chuẩn này nhé!

5S trong quản lý hàng hóa
5S trong quản lý hàng hóa

Tiêu chuẩn 5S là gì?

5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, nơi áp dụng đầu tiên chính là hãng Toyota, sau đó được áp dụng nhiều tại các tổ chức công ty ở Nhật Bản và ra toàn thế giới.

Tiêu chuẩn 5S được hiểu là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc, để cải tiến năng suất và hiệu quả công việc.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng

Seri – Sàng lọc

Đây là quy tắc đầu tiên, hàng hóa đưa vào kho hàng cần được kiểm tra, phân loại rõ ràng và đặt ở vị trí hợp lý. Đồng thời, loại bỏ các thiết bị máy móc, hàng hóa … không thực sự cần thiết ra khỏi kho.

Sàng lọc là một trong những tiêu chuẩn trong 5S
Sàng lọc là một trong những tiêu chuẩn trong 5S

Chủ doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp để kêu gọi mọi người đóng góp ý kiến, đề cao mục đích, nguyên tắc tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, hoạt động quản lý từ đó mọi người cùng thống nhất, hiểu rõ các bước thực hiện 5S.

Thực hiện tốt từ nguyên tắc đầu tiên sẽ giúp cho các nguyên tắc còn lại được thực dễ dàng hơn. Vì vậy, trong quản lý kho hàng nên được thực hiện định kỳ từ 1-3 tháng/lần tùy vào diện tích của kho hàng.

Seiton – Sắp xếp

Nguyên tắc sắp xếp trong quản lý kho hàng là: dễ tìm – dễ thấy – dễ lấy – dễ kiểm tra – dễ trả lại, được áp dụng cho mọi nguyên vật liệu ở trong kho. Mọi thứ cần được để chính xác tại vị trí quy định của nó, hàng hóa cần được xếp gọn gàng, ngay ngắn theo đúng nguyên tắc như: nhẹ đặt trên, nặng đặt dưới; hàng nhập trước xuất kho trước…

Sắp xếp là một trong những tiêu chuẩn trong 5S
Sắp xếp là một trong những tiêu chuẩn trong 5S

Ngoài ra, nên bố trí thêm bảng chỉ dẫn, mẫu kế hoạch thực hiện, dán nhãn sản phẩm theo tiêu chuẩn 5S đạt mục đích sắp xếp kho hàng tối ưu, tốt nhất.

Seiso – Sạch sẽ

Nguyên tắc đề cao việc giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc, đảm bảo tính mỹ quan và thân thiện với môi trường.

Đối với kho hàng phải sạch sẽ, gọn gàng, đảm bảo hàng hóa được an toàn. Người quản lý kho hàng cần có biện pháp để quét dọn trong và ngoài kho. Tiến hành bảo dưỡng máy móc, dụng cụ, thiết bị … nhằm tăng năng suất làm việc. Bên cạnh đó, kho hàng sạch sẽ cũng gây ấn tượng tốt cho khách hàng khi hợp tác làm việc.

Seiketsu – Săn sóc

Nguyên tắc này rất quan trọng, đóng vai trò là cầu nối cũng như duy trì hiệu quả của 3S nêu trên. Quản lý kho hàng cần có những quy định đối với nhân viên để hướng đến mục tiêu xây dựng kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp cùng tác phong làm việc chuyên nghiệp cho mọi người trong doanh nghiệp.

Săn sóc là một trong những tiêu chuẩn trong 5S
Săn sóc là một trong những tiêu chuẩn trong 5S

Để nêu gương cho nhân viên thì quản lý phải là người đi đầu gương mẫu để tạo thành một thể thống nhất.

Shitsuke – Sẵn sàng

Tạo nên thói quen làm việc tự giác, tuân thủ nội quy là nguyên tắc cuối cùng trong tiêu chuẩn 5S. Điều này giúp cho họ luôn có tinh thần sẵn sàng thực hiện, vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp.

Với tiêu chuẩn 5S thì không chỉ áp dụng vào quản lý kho hàng mà có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực trong các doanh nghiệp.

Vì sao nên áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng

Kho hàng vốn có nhiều loại hàng hóa với kích thước khác nhau từ những loại nhỏ đến lớn. Với những sản phẩm có kích thước lớn thì dễ tìm nhưng ngược lại, sản phẩm nhỏ nếu để vào góc khuất hay bị vật khác đè lên thì rất khó tìm.

Để tránh tình trạng trên thì việc phân loại hàng hóa và khu vực để hàng hóa, cất giữ cẩn thận, sạch sẽ, gọn gàng là cần thiết. Đây là lý do nên áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng.

Lợi ích của Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng

Hiện nay tiêu chuẩn 5S được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng như một công cụ trong việc quản lý. Dưới đây là những lợi ích khi sử dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng:

Không gian kho hàng sạch sẽ, gọn gàng

Áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng sẽ mang đến một không gian kho ngăn nắp và sạch sẽ. Hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học nhất, dễ tìm kiếm nên công việc đạt hiệu quả cao, chất lượng bảo quản hàng hóa tốt.

Giúp doanh nghiệp đạt được năng suất lao động cao

Khi kho được sắp xếp gọn gàng giúp cho nhân viên làm việc với tâm lý thoải mái, giúp tăng năng suất lao động, công việc hoàn thành đúng như kế hoạch đã đề ra. Hơn nữa, giúp nâng cao ý thức và tính kỷ luật cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Nâng cao uy tín cho doanh nghiệp

Với không gian kho hàng sạch sẽ, vật dụng ngăn nắp, gọn gàng … tạo nên thiện cảm hơn so với khách hàng, xây dựng cho doanh nghiệp một hình ảnh tốt đẹp, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Bên cạnh tiêu chuẩn 5S thì các cơ chế quản lý nên được thiết kế để phù hợp cho nhà quản lý giúp họ dễ dàng nhìn ra vấn đề và giải quyết một cách nhanh nhất. Hệ thống quản lý chuẩn thể hiện ở chất lượng, chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc (gọi là KPIs)

Nếu kho hàng hóa của bạn chưa áp dụng tiêu chuẩn 5S thì hãy áp dụng ngay để cải tiến, phát triển doanh nghiệp trong tương lai gần nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *