Thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ an toàn và tiện lợi

Trong tất cả các ngành nghề hay bất kỹ lĩnh vực nào thì việc lưu trữ lại các hồ sơ, chứng từ của doanh nghiệp, công ty, tổ chức luôn là nhiệm vụ quan trọng và đặt lên hàng đầu. Và các phương pháp để thực hiện công tác lưu trữ cũng đã có nhiều. Nổi bật trong số đó là thuê kho lưu hồ sơ, chứng từ, một phương pháp đã có từ lâu nhưng vô cùng hiệu quả trong công tác lưu trữ. 

Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ là một việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức. Tuỳ thuộc vào sự khác nhau của mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức và các nhiệm vụ khác nhau nên sẽ có những điểm chung và điểm riêng trong công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ. Toàn bộ các tài liệu, văn bản có giá trị và còn hiệu lực đều sẽ được lưu giữ lại, khi cần thiết có thể lấy ra để sử dụng, tra cứu hoặc đối chiếu. Bởi vì đâu chính là những văn bản, tài liệu gốc và có hiệu lực hiện hành, có giá trị pháp lý chuẩn chỉnh cho nên việc bảo quản, giữ gìn các hồ sơ, văn bản này cần phải được thực hiện thật kỹ lưỡng, cẩn thận. Chúng chưa rất nhiều các thông tin quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức và có sự ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là được xem là yếu tố mang tính huyết mạnh đối với các doanh nghiệp/tổ chức có thể quyết định đến sự tồn tại hay suy vong của doanh nghiệp. Mỗi thời điểm và chiến lược phát triển khác nhau sẽ có những loại chứng từ, hồ sơ khác nhau cho nên việc lưu trữ bảo quản hồ sơ cần phải phân loại các tệp hồ sơ một cách khoa học, hợp lý để khi tìm kiếm sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Công tác lưu trữ hồ sơ đã có từ lâu và các phương pháp ngày càng hiện đại. Điều này sẽ giúp cho công ty/doanh nghiệp có thể điều hướng được đường lối phát triển của công ty. 

Lợi ích của việc thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Việc thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ sẽ mang đến cho doanh nghiệp và tổ chức rất nhiều lợi ích hữu hình và vô hình:

• Tiết kiệm không gian văn phòng: Kho lưu trữ giúp giảm thiểu diện tích sử dụng trong văn phòng, giúp tối ưu hóa không gian làm việc.
• An toàn thông tin: Việc lưu trữ tài liệu quan trọng trong kho với hệ thống bảo mật cao giúp đảm bảo an toàn thông tin và ngăn chặn việc truy cập trái phép hoặc mất mát tài liệu.
• Dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu: Các kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ thường được tổ chức và xếp chồng theo các tiêu chuẩn nhất định. Giúp cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Dịch vụ chuyên nghiệp: Bên cạnh việc cung cấp không gian lưu trữ, các kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ còn cung cấp các dịch vụ đi kèm như: Quản lý tài liệu, sao lưu dữ liệu và bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng hoặc cháy nổ.
• Tiết kiệm chi phí: Thay vì phải đầu tư một khoản lớn để xây dựng và duy trì một kho lưu trữ riêng. Việc thuê kho lưu trữ sẽ giúp các tổ chức và doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí.

Tóm lại, việc thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức và doanh nghiệp, giúp cho quá trình quản lý tài liệu trở nên đơn giản, an toàn và hiệu quả hơn.

Quy trình thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Quy trình thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ là công tác phải được chuẩn bị thật kỹ càng từ các khâu để không xảy ra sự cố khi hoạt động. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau: 

• Bước 1: xác định địa điểm để lưu trữ hồ sơ tại khu vực nào để tiến hành thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng từ tại nơi đó. 
• Bước 2: Thống nhất về thời gian bắt đầu sử dụng kho, thời gian được phép huỷ bỏ các hồ sơ lưu trữ. Lựa chọn các phương pháp loại bỏ và tiêu huỷ hồ sơ khi xác định lượng hồ sơ đó đã hết hiệu lực hoặc được thông báo huỷ bỏ. 
• Bước 3: Xác định rõ các hình thức để phân loại hồ sơ sao cho dễ dàng bảo quản và tìm kiếm, lập danh mục có thống kê tất cả hồ sơ, chứng từ mà doanh nghiệp cần lưu trữ. 
• Bước 4: Sử dụng các dịch vụ mà bên cho thuê kho cung cấp (đội ngũ quản lý, nhân sự an ninh, trang thiết bị, hệ thống) và lập kế hoạch để hoạt động vận hành cho tốt. 
• Bước 5: Thông báo kế hoạch đến toàn bộ nhân sự có trách nhiệm tham gia vào công tác lưu trữ và bộ phận kế toán tài chính để có sự chuẩn bị thật tốt trước khi kho hoạt động

Kết luận

Qua bài viết chắc hẳn các bạn đã có thêm nhiều thông tin về việc thuê kho lưu trữ hồ sơ, chứng và tầm quan trọng của việc thuê kho để lưu trữ bảo quản hồ sơ doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn tìm cho doanh nghiệp mình một đơn vị cung cấp kho cho thuê thì tham khảo ngay khovanmiennam.com nhé !