Thế nào là quy trình quản kho, nội dung, lợi ích cũng như kinh nghiệm để việc quản lý kho hiệu quả nhất. Hãy cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để có thể áp dụng những thông tin bổ ích vào cho doanh nghiệp của mình.

Tìm hiểu về quy trình quản lý kho
Tìm hiểu về quy trình quản lý kho

Quy trình quản kho là gì?

Quy trình quản kho được hiểu là trình tự việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa kho theo quy định đã đặt ra và bắt buộc nhân viên phải tuân thủ.

Quy trình đặt ra rõ ràng sẽ giúp người thực hiện biết được mình phải làm những gì, trình tự tiến hành ra sao.

Nội dung của quy trình quản kho

Đa phần các doanh nghiệp thường áp dụng quy trình quản kho qua 4 bước sau:

Nhập hàng – Xuất hàng – kiểm kê – Báo cáo

Nhập hàng hóa và xuất hàng hóa

Bao gồm công việc lập phiếu nhập hàng hoặc xuất hàng, tiến hành điếm xác nhận số lượng thực tế khớp với số phiếu. Sau đó là việc thủ kho ghi vào sổ kho và kế toán ghi vào sổ nhập hàng, hoặc một số sổ khác tùy theo quy định của từng đơn vị khác nhau.

Kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê là khâu quan trọng nhất trong quy trình quản kho hàng. Tình trạng hàng hóa thiếu, mất hay hư hỏng … so với số liệu trong sổ sách (phần mềm) xảy ra rất nhiều. Nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm kê, đối chiếu với số liệu trên phần mềm để điều chỉnh đúng thực tế. Nếu xảy ra tình trạng chênh lệch thì xác định nguyên nhân cũng như biện pháp xử lý kịp thời.

Báo cáo số liệu hàng hóa

Đây cũng là bước quan trọng, không thể thiếu trong quy trình quản kho hàng. Chủ doanh nghiệp và người quản lý kho hàng sẽ từ số liệu báo cáo để nắm được tình trạng nhập, xuất, tồn kho, hàng hỏng, hàng mất mát … để từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp.

Lợi ích của việc quản kho theo quy trình

Mỗi quy trình được đặt ra đều có mục đích cũng như lợi ích nhất định. Vậy quản kho theo quy trình mang lại lợi ích gì?

Hiệu quả cao trong quản kho

Đề ra quy trình quản kho sẽ giúp nhân viên của doanh nghiệp có thể hiểu rõ công việc của mình hơn, thực hiện theo các bước trong quy trình.

Nhân viên làm việc hiệu quả thì việc quản lý kho sẽ thuận lợi, đạt kết quả cao hơn. Quy trình quản kho cũng giúp cho chủ doanh nghiệp kiểm soát được lượng công việc của nhân viên, từ đó có sự điều chỉnh về số lượng nhân viên và những sai sót nếu xảy ra.

Dễ dàng quản lý công việc

Công việc dù thuận lợi đến đâu cũng sẽ có lúc xảy ra sai sót. Nếu dựa vào quy trình thì người quản lý có thể nhanh chóng phát hiện ra lỗi sai và tìm ra phương hướng giải quyết một cách chính xác và hiệu quả nhất, cũng từ đó hạn chế được tối đa thất thoát có thể xảy ra.

Kinh nghiệm quản kho hiệu quả

Dùng phần mềm để quản lý kho

Phần mềm quản lý kho là nơi ghi nhận dữ liệu, nhập xuất và cung cấp thông tin tình hình kho bãi. Vì vậy, nếu có phần mềm quản kho phù hợp sẽ kịp thời cập nhật cũng như phát hiện ra những sai lệch khi xảy ra.

Một phần mềm quản kho hiệu quả còn phụ thuộc vào quy mô của từng đơn vị, một số công cụ quản kho ví dụ như:

File excel quản lý

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ với vài nghìn mã hàng thì dùng excel sẽ phù hợp vì tính linh hoạt và chi phí thấp.

Sử dụng ứng dụng online

Mặc dù sẽ có sự rủi ro nhưng phần mềm bán hàng chạy online cũng được nhiều cửa hàng, đơn vị sử dụng.

Phần mềm quản kho

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng giao dịch nhiều thì việc sử dụng phần mềm quản kho là giải pháp tối ưu. Cũng có thể bổ sung thêm bộ phận IT để xử lý vấn đề phát sinh khi cần.

Hàng hóa sắp xếp khoa học

Nếu hàng hóa sắp xếp bừa bãi, không khoa học sẽ xảy ra nhiều vấn đề như: tìm hàng hóa khó khăn, hàng hóa bị mất hay hỏng mà không kiểm soát được, kho hàng lộn xộn … điều này gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng và đào tạo nhân sự tốt nhất

Nhân sự là nguồn lực quyết định đến việc quản lý kho hàng có tốt hay không, vì vậy các doanh nghiệp nên chú ý đến vấn đề nguồn nhân sự. Nếu nhân sự có chất lượng kém sẽ gây nhiều tổn hại cho doanh nghiệp như:

  • Kiểm hàng hóa về xuất – nhập không chính xác.
  • Sắp xếp hàng hóa, kho bãi không hợp lý gây hỏng hóc hàng hóa, máy móc.
  • Lập báo cáo sai.

Quy trình quản kho là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công trong việc phát triển, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy mà các đơn vị, doanh nghiệp nên có sự tuân thủ nghiêm theo quy trình quản kho để theo dõi, kiểm soát tốt nhất tình hình hàng hóa và đạt hiệu quả quản lý kho cao nhất. Với những thông tin trên đây, hy vọng sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích về việc quản lý tốt kho hàng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *