Hàng tồn kho là một trong những thứ chiếm nhiều tỷ trọng nhất trong cơ cấu tài sản của một doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý, kiểm soát sao cho thật logic sẽ tạo nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đó. Càng kiểm soát chính xác càng tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết quản lý như thế nào mới là hiệu quả nhất? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có một quy trình kiểm soát hàng tồn kho khoa học nhất. Mời bạn theo dõi ngay sau đây nhé!

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho với 7 bước đơn giản, khoa học và hiệu quả
Quy trình kiểm soát hàng tồn kho với 7 bước đơn giản, khoa học và hiệu quả

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho là khâu kiểm kê hàng hóa tồn kho của mỗi doanh nghiệp. Chúng giúp quản lý số lượng hàng hóa khổng lồ mỗi ngày mà doanh nghiệp đó có. Một quy trình kiểm soát tốt, chính xác sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Do đó, quy trình này đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhờ có quy trình này, các doanh nghiệp sẽ phát hiện kịp thời những vấn đề hàng hóa. Từ đó, việc kinh doanh, sản xuất cũng trở nên hiệu quả, thuận lợi hơn, ngăn chặn sự thiệt hại về hàng hóa cũng như vốn lưu động.

>>> Có thể bạn quan tâm: Địa chỉ cho thuê kho tại TPHCM

Lên kế hoạch tổ chức và chuẩn bị

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho này là thiết lập một kế hoạch đầy đủ và cụ thể để chuẩn bị. Quản lý hàng hóa không đơn giản chỉ là chính xác về mặt số lượng, mà chúng phải thể hiện được mặt tối ưu hóa về việc lưu thông. Do đó, bạn rất cần phải chuẩn bị, có tổ chức cụ thể để sắp xếp về việc này.

Bạn cần tổ chức nhân sự hợp lý, phân công cụ thể mỗi khâu để đảm bảo trách nhiệm của từng người. Chưa kể, bạn còn cần xây dựng một hệ thống các bảng mẫu báo cáo kiểm kê sao cho đầy đủ, thống nhất. Càng chuẩn bị chi tiết, rõ ràng, quy trình kiểm soát hàng hóa tồn kho càng dễ dàng.

Lên kế hoạch kỹ càng để quy trình kiểm soát hàng tồn kho trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn
Lên kế hoạch kỹ càng để quy trình kiểm soát hàng tồn kho trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn

Kiểm kê kho hàng

Công đoạn này là khâu nhân viên tiến hành kiểm đếm hàng tồn kho thực tế trong kho. Người kiểm cần thực hiện định kỳ việc này mỗi tháng hoặc quý và ghi chép vào mẫu báo cáo. Sau đó, gửi lên cấp trên để được chiếu sổ sách và quản lý được tình hình tồn kho hiện tại. Cuối cùng, nhờ có việc kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sẽ có phương án kinh doanh, dự tính nhập kho hợp lý.

Kiểm soát nhập kho

Phân công nhân sự quản lý hàng hóa nhập kho cũng là một công đoạn trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Các vấn đề cần quan tâm như: mua hàng, sản xuất, gia công hàng hóa, chuyển kho,…

Kiểm soát xuất kho

Công đoạn này cũng như bước kiểm soát hàng hóa nhập kho, tuy nhiên chúng có vấn đề khác. Cụ thể như: bán hàng, xuất hàng ra, chuyển kho, cân đối kho hay đổi trả hàng,…

Kiểm soát hàng hóa xuất nhập kho cũng là một công đoạn trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho
Kiểm soát hàng hóa xuất nhập kho cũng là một công đoạn trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát tồn kho

Công đoạn chính là kiểm soát, theo dõi hàng tồn kho trong kho hàng thực tế. Bạn có thể theo dõi, quản lý số lượng hàng này bằng sổ sách hoặc biểu mẫu thống nhất sẵn. Càng làm chi tiết thì việc truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu càng chính xác. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đến các phần mềm hỗ trợ quản lý để tổng hợp hàng hóa nhanh hơn. Việc kiểm đếm hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng hàng hóa lưu kho. Bên cạnh đó, bạn cũng thấy được tình hình bán hàng, đâu là mặt hàng bán chạy, sắp hết, đâu là hàng gần hết hạn cần thanh lý nhanh.

Kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng hàng hóa lưu kho
Kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng hàng hóa lưu kho

Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau

Tiếp theo trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho là kết chuyển tồn kho sang kỳ sau. Bạn tiến hành kiểm tra sổ sách kho cũng như kế toán và kiểm kê hàng hóa tồn kho thực tế. Sau đó, bạn thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ tiếp theo.

Lưu trữ chứng từ và báo cáo tồn kho

Cuối cùng, việc còn lại là phải lưu trữ lại chứng từ, các phiếu nhập kho, xuất kho, báo cáo tồn kho và các báo cáo liên quan khác ở mỗi kỳ. Việc này giúp việc quản lý của doanh nghiệp thêm chính xác, tiết kiệm được thời gian nhiều hơn.

Lưu trữ chứng từ và các báo cáo tồn kho để tiện theo dõi cho những kỳ tiếp theo
Lưu trữ chứng từ và các báo cáo tồn kho để tiện theo dõi cho những kỳ tiếp theo

Trên đây là những thông tin về quy trình kiểm soát hàng tồn kho qua 7 bước đơn giản và hiệu quả. Nếu bạn có nhu cầu được tư vấn thêm về các thiết bị hỗ trợ việc quản lý kho dễ dàng hơn, hãy liên hệ với Công ty TNHH SX TMDV Trung Nam Phát qua Hotline: 0916.333.485 để được tư vấn rõ ràng chi tiết nhé!

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *