Hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì thế mà quản trị hàng tồn kho có vai trò quyết định đến hiệu quả trong kinh doanh. Vậy vấn đề về quản lý hàng tồn có vai trò gì, những ai tham gia và quá trình thực hiện như thế nào sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là việc theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, dự toán tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa rủi ro về hàng tồn kho. Quản trị hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm cho mọi giai đoạn, tăng năng lực cạnh tranh.

Đối tượng tham gia quản trị hàng tồn kho

  • Những người sử dụng
  • Nhân viên thủ kho
  • Nhân viên kế toán kho
  • Nhân viên phụ trách của bộ phận kinh doanh
  • Nhân viên phụ trách bộ phận kế hoạch vật tư
Nhân viên tủ kho cũng tham gia vào việc quản lý hàng tồn kho
Nhân viên tủ kho cũng tham gia vào việc quản lý hàng tồn kho

Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Đảm bảo hàng tồn kho vừa đủ

Quản trị hàng tồn kho với việc đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Thiếu hay thừa hàng tồn kho đều gây ra nhiều hậu quả. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn, bộ phận sản xuất sẽ không thể hoạt động hoặc năng suất sẽ bị gián đoạn.

Việc dư thừa hàng tồn kho lại kéo dài thời gian sản xuất, phân loại hàng hóa. Doanh nghiệp sẽ phải đầu tư vào hàng tồn kho, nếu như dành khoản tiền này vào đầu tư kinh doanh sẽ thu được một khoản lợi nhuận nhất định và giảm các chi phí khác.

Như vậy, việc thiếu hoặc dư thừa hàng tồn kho sẽ dẫn đến việc kinh doanh giảm sút, giảm doanh thu cũng như lợi nhuận hoặc có thể thua lỗ.

Giảm chi phí đầu tư vào hàng tồn kho

Nếu như khối lượng hàng tồn kho đảm bảo ở mức cần thiết thì việc giảm chi phí đầu tư vào hàng tồn kho sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể: tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới mà có thể đầu tư vào việc khác để thu lợi nhuận. Ngoài ra cũng giảm các chi phí thực hiện và tăng lợi nhuận.

Mức độ tồn kho an toàn là bao nhiêu?

Mức độ tồn kho an toàn là giới hạn cảnh báo người quản lý kho hàng về: mức giới hạn tối thiểu số lượng hàng tồn trong kho để bổ sung thêm hàng tồn kho và mức hạn tối đa hàng tồn luôn phải thấp hơn con số đó.

Sơ đồ quy trình quản trị hàng tồn kho

Sơ đồ quản trị về hàng tồn kho
Sơ đồ quản trị về hàng tồn kho

Quản trị mã hàng hóa

Bước 1: phòng kinh doanh (hoặc phòng kế hoạch) gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa mã hàng với nhân viên quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.

Bước 2: kiểm tra hàng hóa và đối chiếu. Nếu hàng hóa không tồn tại thì thực hiện bước 3. Nếu mã hàng cần chỉnh sửa thì xuống bước 4.

Bước 3: hàng hóa thêm mới, nhân viên cập nhật thông tin về mặt hàng, xác định nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới.

Bước 4: hàng hóa cần chỉnh sửa, nếu thay đổi được thì sang bước 5 còn không thể thay đổi được thì thông báo cho người yêu cầu.

Bước 5: chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã đã quy định.

Quản trị hoạt động nhập kho

Quản trị nhập kho để mua hàng nguyên vật liệu

  • Khi có kế hoạch nhập kho, bộ phận kinh doanh sẽ thông báo kế hoạch nhập kho cho các bên liên quan để bố trí nhân sự.
  • Căn cứ vào phiếu xuất kho của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng, loại nguyên vật liệu nhập kho.
  • Chuyển phiếu xuất kho của nhà cung cấp cho kế toán kho về vật tư.
  • Kế toán kho về vật tư tiến hành đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn hàng và nhận phiếu xuất kho.
  • Nhân viên của bộ phận quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu theo quy định của doanh nghiệp thì phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu. Trong phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu cần có xác nhận, đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của nhân viên bộ phận quản lý chất lượng mới là hợp lệ. Sau đó chuyển cho kế toán kho vật tư.
  • Cuối cùng thủ kho kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho.

Quản trị nhập kho thành phẩm

  • Thủ kho nhập kho thành phẩm, ký vào phiếu bàn giao thành phẩm, lưu một liên tại kho và chuyển một liên cho bộ phận sản xuất.
  • Thủ kho tiến hành cập nhật thông tin về thành phẩm vào các thẻ kho và báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận của kho.
Quản lý hàng tồn kho cũng có nhiều vấn đề phải quan tâm như quản lý kho chung
Quản lý hàng tồn kho cũng có nhiều vấn đề phải quan tâm như quản lý kho chung

Quản trị hoạt động xuất kho

Xuất kho để bán hàng

Kế toán kho sau khi nhận được lệnh xuất kho kèm đơn bán hàng để kiểm tra hàng tồn kho. Sau đó, dựa vào những thông tin trên đơn hàng lập hóa đơn và thủ kho xuất kho.

Xuất kho để sản xuất

Phòng kế hoạch hoặc bộ phận có nhu cầu làm đề nghị xuất kho. Người có trách nhiệm phê duyệt đề nghị. Nhân viên kho tiến hành kiểm tra lượng tồn kho xem có đáp ứng đủ yêu cầu không.

Dựa vào yêu cầu xuất kho, kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những người liên quan. Cuối cùng, thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.

Xuất kho để chuyển kho

Người phụ trách bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đơn đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đơn đề nghị chuyển kho.

Sau khi phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, kế toán kho thực hiện giao dịch chuyển kho, in phiếu và lấy xác nhận của những bộ phận liên quan.

Bước sau cùng, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho thực hiện xuất kho và ký xác nhận.

Xuất kho để lắp ráp

Bộ phận lắp ráp có nhu cầu tiến hành làm phiếu đề xuất vật tư để lắp ráp. Người có trách nhiệm xem xét để phê duyệt. Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị đã được phê duyệt xuất kho và in phiếu xuất kho.

Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho lắp ráp đã có xác nhận để tiến hành xuất kho và ký xác nhận.

Thủ kho cũng đóng vị trí quan trong quản trị về hàng tồn kho
Thủ kho cũng đóng vị trí quan trong quản trị về hàng tồn kho

Lượng hàng tồn kho ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần có những biện pháp để kiểm soát được toàn bộ hoạt động tại kho cũng như lượng hàng tồn kho nhằm giảm chi phí vận hành, chi phí tồn trữ hàng tồn và tối ưu hóa xoay vòng hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về quản trị hàng tồn kho, hy vọng sẽ hữu ích và thiết thực với bạn đọc.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *