Quản lý kho hàng luôn đóng vai trò quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc hiệu quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty. Nhưng làm thế nào để tìm được phương pháp quản lý kho hàng hóa hiệu quả giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, giải quyết được các vấn đề liên quan đến việc quản lý cho kho hàng được dễ dàng và doanh nghiệp phát triển bền vững nhất.

Dịch vụ về quản lý kho hàng
Dịch vụ về quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng cũng một phần mang đặc điểm chung của quản lý, được hiểu là tổng hợp các công việc liên quan đến công tác tổ chức, sắp xếp giám sát kho lưu trữ hàng hóa.

Vai trò của quản lý kho hàng hóa

  • Chủ doanh nghiệp có thể cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh, chất lượng, số lượng hàng hóa lưu trữ.
  • Dựa vào kết quả của quản lý kho hàng để có thể lên kế hoạch cân đối xuất nhập hàng hợp lý, đảm bảo sự liên tục, ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa trên thị trường.
  • Giúp tăng cường sự an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp về lâu dài.
  • Giảm chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho là thấp nhất.
Việc quản lý tốt kho hàng hóa đóng vai trò lớn đối với doanh nghiệp
Việc quản lý tốt kho hàng hóa đóng vai trò lớn đối với doanh nghiệp

Vì sao lại cần quản lý kho hàng?

Chỉ nhìn vào vai trò của quản lý kho hàng chúng ta đã có thể hiểu được đây là một phần không thể thiếu để mọi công việc trong quản lý hoạt động kinh doanh khác có thể hoạt động được một cách liên tục nhất. Bên cạnh đó quản lý kho hàng còn mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích phải kể đến như:

  • Giúp cho chủ doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng khi cần thiết.
  • Giúp doanh nghiệp có thể sớm phát hiện các nguy cơ tồn đọng mặt hàng khi quản lý.
  • Có biện pháp để giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho, đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết cho mọi thời điểm. Từ đó tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
  • Quản lý kho hàng giúp kiểm soát được nguyên vật liệu tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất. Và giúp các hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp thuận lợi và hiệu quả cao.
Doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích nếu quản lý tốt kho hàng
Doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích nếu quản lý tốt kho hàng

Những công việc trong quản lý kho hàng

Công việc trong quản lý kho gồm rất nhiều việc nhưng dưới đây là các công việc cơ bản của quản lý kho:

  • Tiếp nhận hàng hóa khi xuất hoặc nhập hàng hóa.
  • Tổ chức sắp xếp hàng hóa khi giao nhận hàng.
  • Tiếp nhận cũng như kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng, lưu chuyển hàng hóa theo quy định.
  • Tiến hành giám sát quá trình mua hàng đúng yêu cầu và đúng thời hạn.
  • Quản lý hàng hóa và hàng tồn trong kho hàng cẩn thận.
  • Chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên quản lý kho cần lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ.
  • Giải quyết công việc liên quan trong nội bộ kho hàng và các bộ phận liên quan.
  • Tuân thủ và đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho, kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt.

Các bước cơ bản trong quy trình quản lý kho hàng

Quy trình nhập kho hàng hóa của doanh nghiệp

Quy trình nhập kho hàng hóa

Với hàng tồn kho là nguyên liệu:

Bước 1: thông báo kế hoạch nhập kho nguyên liệu

Bước 2: kiểm tra hàng hóa nguyên liệu và đối chiếu

Bước 3: lập phiếu nhập kho

Bước 4: hoàn thành nhập kho

Với hàng tồn kho là thành phẩm:

Bước 1: các bộ phận có nhu cầu nhập hàng hóa thì gửi yêu cầu nhập kho hàng

Bước 2: người quản lý kho kiểm tra hàng hóa thành phẩm và ký vào phiếu giao nhận hàng hóa.

Bước 3: kế toán viên hoặc người quản lý kho lập phiếu nhập kho và ký xác nhận.

Bước 4: nhập kho hàng hóa, cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho.

 

Quy trình xuất kho hàng hóa của doanh nghiệp

Quy trình xuất kho hàng hóa của doanh nghiệp

Với hàng tồn kho xuất để bán hàng

Bước 1: gửi yêu cầu xuất hàng cho bộ phận kế toán.

Bước 2: quản lý kho hàng kiểm tra kho hàng có đủ đáp ứng hay không.

Bước 3: nếu hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, lập phiếu xuất kho hàng và hóa đơn bán hàng.

Bước 4: xuất kho hàng hóa.

Với hàng tồn kho để sản xuất

Bước 1: gửi yêu cầu xuất kho nguyên liệu.

Bước 2: phê duyệt yêu cầu xuất kho

Bước 3: kế toán kiểm tra số lượng hàng tồn kho rồi in phiếu xuất kho nếu như đủ số lượng yêu cầu.

Bước 4: người quản lý kho nhận phiếu xuất kho, tiền hành kiểm tra và ký nhận.

Bước 5: quản lý và kế toán cập nhật thẻ kho hàng và dữ liệu hàng tồn kho mới sau xuất kho.

 

Quy trình quản lý kho hàng giúp cho người quản lý kho dễ hình dung được quy trình làm việc của mình từ đó có kết quả làm việc hiệu quả, tránh được những sai sót không đáng có.

Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Những phương pháp phổ biến hiện nay để quản lý tốt nhất kho hàng
Những phương pháp phổ biến hiện nay để quản lý tốt nhất kho hàng

Quản lý kho với số lượng hàng hóa nhiều nên chỉ có một sai sót nhỏ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là 3 phương pháp quản lý kho phổ biến hiện nay.

Quản lý kho hàng bằng kinh nghiệm làm việc

Người quản lý kho sẽ dùng kinh nghiệm của bản thân để làm việc, vận hành kho. Vì vậy phương pháp này chỉ nên áp dụng với những kho nhỏ, hàng hóa với số lượng ít. Đây là phương pháp quản lý thủ công và ít được áp dụng vì hiệu quả và chuẩn xác không được cao.

Quản lý kho hàng bằng sổ sách hoặc phần mềm tính toán đơn giản

Đây là phương pháp khá tiện lợi và dễ dàng sử dụng, lưu trữ các thông tin về hàng hóa. Nhưng phương pháp này tốn nhiều thời gian trong việc cập nhật số liệu bằng tay và khả năng nhầm lẫn trong việc nhập thông tin nên dẫn đến việc số liệu thực tế không khớp với các số liệu trong sổ sách, quản lý kho sẽ gặp nhiều vấn đề.

Quản lý kho hàng bằng phần mềm quản lý kho

Đối với những doanh nghiệp hay đơn vị sản xuất phân phối có số lượng hàng lớn mỗi ngày thì quản lý kho bằng phần mềm giúp cho người quản lý ít nhầm lẫn hơn trong quá trình xuất nhập hàng hóa, không mất nhiều thời gian để nhập dữ liệu. Với phần mềm quản lý kho thì số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật trừ vào kho tổng khi có phát sinh giao dịch mà không mất nhiều thời gian cập nhật hay nhập lại số liệu, tránh nhầm lẫn trong quá trình sản xuất, nhập kho.

Phần mền để quản lý tốt kho hàng mang đến nhiều thuận tiện cho người sử dụng
Phần mền để quản lý tốt kho hàng mang đến nhiều thuận tiện cho người sử dụng

Người quản lý kho sẽ có thể dễ dàng kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, thời gian, ngày, tình trạng hàng hóa vào bất cứ lúc nào cũng được bằng cách tra cứu trên phần mềm chỉ với mấy phút thay vì tìm trong sổ sách ghi chép.

Với những thông tin chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ giúp người quản lý kho cũng như doanh nghiệp sẽ có những cách thức quản lý kho khoa học và hiệu quả.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *